BA Analysis Methods: Atomic Task → Output Matrix
Companion cho BA WBS và Atomic Task → Output Matrix. Phần này bao phủ các đầu việc phân tích thường bị viết chung chung như “phân tích gap”, “đánh giá fit” hoặc “impact analysis”.
Fit–Gap Analysis cho ERP/COTS/SaaS
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Xác định phạm vi workshop | Fit–Gap scope: process/capability, business unit, country, release | Process Owner và Solution Owner xác nhận |
| Thu standard capability | Standard-capability catalog + version/source | Có demo/docs chính thức, không dựa trên lời kể |
| Chuẩn bị business scenario | Scenario card: actor, trigger, input, rule, expected outcome | Business Owner xác nhận scenario đại diện |
| Chạy fit-to-standard walkthrough | Workshop evidence: scenario, screen/config/demo result | Có attendee, version, environment và evidence |
| Map process step sang capability | Process-to-capability mapping row | Mỗi bước trọng yếu có capability hoặc gap |
| Map requirement sang standard feature | Requirement-to-feature mapping row | Requirement ID, feature/config reference rõ |
Phân loại FIT |
Fit–Gap register row | Standard đáp ứng outcome/rule không cần thay đổi đáng kể |
Phân loại PARTIAL FIT |
Fit–Gap register row + missing behavior | Phần đáp ứng và phần thiếu được tách rõ |
Phân loại GAP |
Gap record | Không có capability đáp ứng hoặc vi phạm constraint/rule |
Phân loại OUT OF SCOPE |
Scope disposition row | Authority xác nhận không xử lý trong release |
| Kiểm tra process change | Process-change option | Nêu role/SOP/training/control impact |
| Kiểm tra configuration | Configuration option | Parameter, owner, environment và test need rõ |
| Kiểm tra extension/app | Extension option | Use case, data/API/security/upgrade impact rõ |
| Kiểm tra integration | Integration option | Source/destination/contract/error/operation impact rõ |
| Kiểm tra customization | Customization option | Code change, upgrade debt, vendor lock-in và support impact rõ |
| Kiểm tra workaround/manual control | Workaround option | Volume, error/control risk, owner và expiry rõ |
| Ước lượng impact từng option | Option-impact matrix | Cost/time/risk/value/compliance/operation có evidence |
| Đề xuất disposition | Fit–Gap decision row | Chọn standard/process/configure/extend/integrate/customize/defer |
| Phê duyệt gap | Gap-approval record | Business, Architecture, Finance/Security owner đúng thẩm quyền |
| Chuyển gap thành backlog | Config/story/integration/customization backlog item | Có AC, dependency, estimate owner và trace link |
| Cập nhật scope/contract | Scope/SOW/change-request update | Commercial và delivery impact được chấp thuận |
| Đóng Fit–Gap | Fit–Gap summary + open-gap list | Không còn requirement/process step trọng yếu chưa disposition |
Cấu trúc tối thiểu của một Fit–Gap register row
Gap ID → Process/Requirement ID → Standard capability/version → Evidence → Classification → Missing behavior → Options → Recommended disposition → Impact → Decision authority → Backlog/SOW link → Status.
General Gap Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Xác định baseline hiện tại | Current-state statement + evidence | Metric/process/system/data hiện tại truy vết được |
| Xác định target state | Target-state statement | Outcome/threshold/owner/time horizon rõ |
| Chọn dimension so sánh | Gap-analysis criteria | Process, people, policy, data, technology, control hoặc capability rõ |
| So sánh current vs target | Gap-matrix row | Chênh lệch quan sát được, không chỉ ghi “chưa tốt” |
| Xác định nguyên nhân | Cause/evidence row | Phân biệt symptom, contributing factor và root cause |
| Đánh giá impact | Impact row | Actor/process/data/cost/risk/compliance/time ảnh hưởng rõ |
| Đánh giá severity/priority | Priority score + rationale | Tiêu chí và authority rõ |
| Tạo remediation options | Option rows | Process/people/policy/data/tech/control options được cân nhắc |
| Chọn remediation | Decision record | Criteria, trade-off và approver rõ |
| Chuyển thành action/backlog | Remediation-action row | Owner, due date, acceptance evidence và dependency rõ |
| Theo dõi closure | Gap-closure evidence | Target đạt hoặc residual gap được chấp nhận |
Process Gap Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| So sánh As-Is/To-Be step | Process-gap row | Missing/changed/removed step và lý do rõ |
| So sánh actor/handoff | Role-handoff gap row | New/removed responsibility và authority rõ |
| So sánh rule/control | Rule/control gap row | Control thiếu/thừa và owner rõ |
| So sánh exception | Exception-handling gap row | Trigger, recovery, escalation còn thiếu rõ |
| So sánh SLA/cycle time | Performance-gap row | Baseline, target và measurement rõ |
| Xác định SOP/training impact | Change-impact row | Role, material và readiness action rõ |
Requirement Coverage Gap
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Inventory requirement | Requirement baseline | ID/version/status/source đầy đủ |
| Map requirement tới design | Requirement-design coverage row | Flow/UI/API/data/NFR link rõ |
| Map requirement tới build | Requirement-build coverage row | Story/module/config/vendor item rõ |
| Map requirement tới test | Requirement-test coverage row | Test/UAT scenario và result rõ |
| Tìm orphan requirement | Orphan-requirement list | Mỗi orphan có remediation/owner |
| Tìm orphan solution/test | Unjustified-output list | Mỗi item có requirement link hoặc disposition |
| Đóng coverage gap | RTM coverage report | Critical requirement đạt coverage threshold đã chốt |
Capability Gap Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Lập capability map | Capability inventory/hierarchy | L1–L3 capability, owner và definition rõ |
| Đánh giá maturity hiện tại | Current-maturity score + evidence | Scale và evidence nhất quán |
| Chốt maturity cần đạt | Target-maturity score | Gắn strategy/outcome/time horizon |
| Xác định capability gap | Capability-gap row | People/process/data/technology/control contribution rõ |
| Xác định initiative | Capability-remediation map | Initiative owner, dependency và outcome rõ |
| Sequencing | Capability roadmap | Foundation và dependency được tôn trọng |
Data Gap & Data-Quality Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| So sánh source/target field | Data-gap row | Missing/extra/type/format/semantic gap rõ |
| Profile dữ liệu | Data-profile report | Null, duplicate, invalid, distribution và sample rõ |
| Kiểm tra completeness | Completeness result | Rule/threshold và failed records rõ |
| Kiểm tra uniqueness | Duplicate result | Business key và duplicate group rõ |
| Kiểm tra validity | Validation result | Invalid rule/record và rate rõ |
| Kiểm tra consistency | Cross-system consistency result | Source/system mismatch và owner rõ |
| Kiểm tra timeliness | Freshness/latency result | SLA/threshold và breach rõ |
| Phân tích root cause | Data-quality cause record | Entry/process/interface/master-data cause rõ |
| Chọn cleansing/remediation | Data-remediation plan | Rule, owner, automation/manual, deadline rõ |
| Chốt residual risk | Data-risk acceptance | Affected report/process và authority rõ |
Control, Compliance & Security Gap
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Inventory control/obligation | Control-requirement register | Source, owner, scope và evidence need rõ |
| Map control tới process/system | Control-coverage row | Prevent/detect/correct point rõ |
| Kiểm tra access/SoD | Access-control gap row | Conflicting role/action và affected data rõ |
| Kiểm tra audit evidence | Auditability-gap row | Event/actor/time/before-after/retention thiếu gì rõ |
| Kiểm tra privacy/data lifecycle | Privacy-gap row | Collection/use/share/retain/delete/export gap rõ |
| Đánh giá compensating control | Compensating-control option | Effectiveness, owner và expiry rõ |
| Ghi compliance/security decision | Specialist-decision record | Specialist owner và condition rõ |
| Chuyển thành remediation | Control-remediation backlog | Test evidence và closure owner rõ |
Operational Readiness Gap
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Kiểm tra monitoring/alert | Observability-gap row | Metric/log/trace/threshold/receiver thiếu gì rõ |
| Kiểm tra support model | Support-gap row | Hours, L1–L3 owner, SLA/OLA, vendor path rõ |
| Kiểm tra runbook | Runbook-coverage row | Incident/recovery/manual operation scenario rõ |
| Kiểm tra access | Operations-access gap row | Required role/environment và approval rõ |
| Kiểm tra backup/restore | Recovery-gap row | RTO/RPO, evidence và last-test date rõ |
| Kiểm tra training/SOP | Enablement-gap row | Audience/material/completion/support gap rõ |
| Kiểm tra rollback/BCP | Continuity-gap row | Trigger/owner/steps/workaround thiếu gì rõ |
| Chốt readiness | Readiness-gap closure report | Critical gap closed hoặc risk accepted đúng authority |
Change Impact Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Xác định change source | Change statement + CR/source link | Baseline và requested delta rõ |
| Tìm affected requirement/rule | Requirement-impact rows | Direct/indirect impact truy vết được |
| Tìm affected process/role | Process/role-impact rows | Step, responsibility, SOP/training impact rõ |
| Tìm affected UI/API/data | Technical-artifact impact rows | Contract/schema/screen/report change rõ |
| Tìm affected test | Regression-impact list | Test cần update/rerun rõ |
| Tìm affected release/operation | Release/operations impact rows | Migration, cutover, runbook, SLA impact rõ |
| Ước lượng cost/time/risk | Impact estimate + assumptions | Owner và confidence rõ |
| Đưa options | Change options | Accept/reduce/split/defer/reject rõ |
| Lấy quyết định | CR decision record | Authority, scope/version và condition rõ |
| Cập nhật baseline | Updated artifact set + changelog | Không còn artifact liên quan ở version cũ |
Root-Cause Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Viết problem/event statement | RCA problem statement | What/where/when/impact, không gán lỗi sớm |
| Thu timeline/evidence | Evidence timeline | Log/data/interview/version nguồn rõ |
| Tách symptom/cause | Cause tree/Fishbone | People/process/policy/data/tech/control được xem xét |
| Chạy 5 Whys có evidence | Why-chain | Mỗi “why” có evidence hoặc đánh dấu assumption |
| Xác định contributing factor | Factor register | Không ép một root cause duy nhất nếu hệ thống đa nguyên nhân |
| Chọn corrective action | Corrective-action rows | Loại bỏ/giảm cause, owner, due, verification rõ |
| Chọn preventive action | Preventive-action rows | Monitoring/control/test/process update rõ |
| Verify effectiveness | Effectiveness-review evidence | Metric/incident recurrence/threshold được kiểm tra |
Feasibility & Options Analysis
| Đầu việc nhỏ | Micro-output bắt buộc | Done khi |
|---|---|---|
| Xác định options | Option list | Có do-nothing/base option và realistic alternatives |
| Chốt criteria/weight | Decision-criteria matrix | Value, cost, time, risk, fit, compliance, operation rõ |
| Đánh giá business feasibility | Business-feasibility row | Process/owner/policy/adoption impact rõ |
| Đánh giá technical feasibility | Technical-feasibility row | Architecture/data/integration/security/NFR impact rõ |
| Đánh giá operational feasibility | Operational-feasibility row | Support/skills/monitoring/recovery impact rõ |
| Đánh giá commercial feasibility | Commercial row | TCO/license/vendor/contract/exit impact rõ |
| Ghi assumption/unknown | Feasibility-risk register | Spike/POC/owner để giảm unknown rõ |
| Chấm và sensitivity check | Option score + sensitivity | Recommendation không phụ thuộc một weight tùy ý |
| Viết recommendation | Options-analysis report | Decision, rationale, trade-off và residual risk rõ |
| Lấy approval | Decision record | Authority và condition rõ |
Definition of Done cho một gap
Một gap chưa được coi là xử lý chỉ vì đã ghi vào bảng. Nó chỉ đóng khi có:
- Current state và target state có evidence.
- Gap statement đo/quan sát được.
- Impact và owner rõ.
- Options đã được xem xét.
- Disposition/decision đúng thẩm quyền.
- Action/backlog/SOW/CR có acceptance evidence.
- Residual risk được chấp nhận hoặc target được xác minh.