Cheatsheet bổ sung: BA deliverables cho Enterprise, Vendor và Procurement
Companion cho Cheatsheet: Output cần có theo giai đoạn một dự án. Dùng khi dự án có ngân sách lớn, vendor, triển khai COTS/ERP/CRM, migration hoặc hợp đồng dịch vụ.
Khoảng thiếu nếu chỉ dùng core delivery pack
Core pack đã đủ để discovery, definition, solution, build, UAT, release và vận hành. Với enterprise/outsource, phải thêm hồ sơ quyết định đầu tư, mua sắm, hợp đồng và chuyển đổi vận hành. Không có chúng thì đội có thể làm ra feature đúng nhưng không đủ căn cứ để mua, ký, nghiệm thu hoặc go-live.
Deliverable theo thời điểm
| Thời điểm | Output | Nội dung tối thiểu | Owner / quyết định |
|---|---|---|---|
| Framing | High-level business case | CAPEX, OPEX, benefit, ROI, NPV/payback nếu tổ chức dùng; giả định và độ nhạy | Sponsor/Finance xác nhận luận cứ đầu tư |
| Framing | RFA (Request for Approval — tờ trình chủ trương) | Mục tiêu, phạm vi khám phá, ngân sách/nguồn lực, rủi ro, quyết định cần xin | Sponsor/steering committee phê duyệt |
| Discovery | Competitor benchmark / feature matrix | Tiêu chí so sánh, nguồn kiểm chứng, UX/feature/business model, giới hạn so sánh | Product/Business Owner dùng làm input, không dùng thay research |
| Discovery | Make-vs-Buy analysis | Build, buy, configure, outsource; TCO, time-to-value, lock-in, integration, compliance, capability | Business/Architecture/Finance cùng đề xuất |
| Discovery | RFI (Request for Information) | Câu hỏi khảo sát năng lực vendor, integration, security, data residency, reference | Procurement và technical owner xác nhận shortlist |
| Definition | RFP (Request for Proposal) | Problem/scope, process/rules, requirements, NFR, delivery expectation, tiêu chí chấm | Procurement phát hành; business/technical owner chấm |
| Solution | RFQ + vendor evaluation matrix | Báo giá bóc tách; scoring business, technical, security, cost, delivery, reference | Evaluation committee có biên bản quyết định |
| Solution | SOW + SLA annex | Scope, deliverable, acceptance, milestone/payment, change control, SLA, support, exit/transition | Legal/Procurement/Business Owner ký theo thẩm quyền |
| Solution/Release | RFA chọn vendor/ngân sách | Kết quả scoring, trade-off, giá trị hợp đồng, risk/exception, đề nghị phê duyệt | Authority có quyền chi ngân sách |
| Delivery readiness | Business enablement plan | Đối tượng bị ảnh hưởng, training, communication, SOP ownership, adoption/support plan | Change/Operations/Business Owner |
| Release | Data migration mapping + reconciliation | Field mapping, transform/default, data quality, count/amount control total, exception, sign-off | Data Owner và Business Owner |
| Release | Cutover plan + BCP/rollback | Timeline, freeze, command centre, go/no-go, sanity test, rollback trigger/owner, continuity | Release Approver/Operations |
| Release | RFA nghiệm thu/chuyển giao | Evidence acceptance, open items, support handover, contractual milestone | Business Owner/Sponsor theo hợp đồng |
| Operate | SOP/user guide + post-launch feedback log | Hướng dẫn theo role, exception/escalation; feedback/gap có owner | Operations/process owner |
| Operate | PIR (Post-Implementation Review) | KPI/ROI thực tế so với business case, variance, nguyên nhân, lessons learned, decision tiếp theo | Sponsor/Business Owner |
| Operate | BA framework/practice standardization | Template, quality gate, taxonomy, coaching, governance cho đội BA | BA practice lead |
Ba gate trước khi ký hoặc go-live
- Vendor có thể đáp ứng requirement và NFR đã chốt, hay chỉ demo được happy path?
- TCO (Total Cost of Ownership — tổng chi phí sở hữu) đã gồm integration, license, migration, change, support và exit chưa?
- Acceptance, change control, SLA, ownership dữ liệu và rollback có owner rõ trong SOW/annex chưa?
Minimum pack cho implementation với vendor
- Business case + RFA chủ trương.
- Make-vs-Buy, RFI/RFP/RFQ và scoring matrix có evidence.
- BRD/PRD, As-is/To-be BPMN, business rules, data/API/NFR.
- SOW/SLA với acceptance, change control và exit plan.
- Migration mapping/reconciliation, cutover/BCP/rollback, training/SOP.
- UAT sign-off, RFA go-live/nghiệm thu và PIR đối chiếu business case.
Senior lens
- Tách “vendor cam kết” khỏi “team đã kiểm chứng”. Demo không phải acceptance evidence.
- Một scoring matrix không tạo tính khách quan nếu tiêu chí/weight được đổi sau khi xem vendor; version và authority phải truy vết được.
- RTO/RPO, SLA, data residency, integration rate limit, support hours và exit data extract thường là rủi ro hợp đồng, không phải chi tiết để BA bỏ qua.
- Nếu migration reconciliation không có control total và owner sign-off, go-live có thể thành công về kỹ thuật nhưng sai số dư/số lượng về nghiệp vụ.